Estudio de factibilidad para automatizar el proceso de autorizaciones de ingreso a una institución financiera para realización de trabajos de mantenimiento

Abstract

En el macroproceso de Gestión de Mantenimiento se posicionan los dos procesos de apoyo de Mantenimiento y Seguridad Física, mismos que actúan dentro de la Institución como cliente y proveedor internos respectivamente, en la actividad de autorizaciones de ingreso a las diferentes oficinas para realizar trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo. La problemática actual consiste en que estas actividades se realizan de manera manual mediante correo electrónico lo cual ocasiona reprocesos por requerimientos con información incorrecta, demora en el tiempo de atención y gestiones adicionales mediante correo y llamadas. La propuesta consiste en realizar el estudio de factibilidad para automatizar estas actividades mediante el uso de una herramienta tecnológica con un formulario inteligente con campos obligatorios y validaciones automáticas, esta herramienta debe permitir la eliminación del 95 por ciento de revisiones manuales al contar con una base de datos actualizada, además de enviar notificaciones automáticas. El objetivo de esta propuesta es lograr ordenar el proceso, mantener un registro asociado a las actividades de requerimiento y autorización, así como mantener el histórico y trazabilidad. Los resultados esperados es la automatización de un porcentaje importante de actividades, establecer el flujo óptimo del proceso y mantener el registro de los requerimientos atendidos.