Propuesta de diseño de un sistema integral de gestión de documentos digitales en una institución financiera

Abstract

En el ámbito tecnológico empresarial actual, la gestión financiera se transforma con la digitalización gracias a la automatización y la inteligencia artificial. Este proyecto introduce un Sistema Integral de Gestión de Documentos Digitales para Banco Progreso Global, optimizando eficiencia, seguridad y cumplimiento legal. Resuelve la dispersión documental, carencia de procesos definidos y limitaciones en herramientas de archivo digital, impulsando una gestión más eficaz y actualizada. La propuesta incluye centralizar documentos en una plataforma, establecer procesos de administración, actualizar la herramienta digital, redefinir responsabilidades para la parametrización de documentos y migrar físicos a digitales. Se emplea Lean Six Sigma para optimizar procesos y diversas herramientas para análisis y planificación. Las soluciones propuestas comprenden la elaboración de directrices, depuración de mallas documentales, actualización de herramientas, migración automática de documentos, creación de rutas de digitalización, establecimiento de reglas para la depuración y desarrollo de un visualizador para usuarios. Además, se llevará a cabo una reestructuración del Archivo Central para una gestión más eficaz. La implementación de estas medidas no solo reducirá riesgos legales y optimizará la gestión documental, sino que también mejorará la experiencia tanto para clientes como para colaboradores internos, reafirmando el compromiso del banco con la innovación y la mejora continua.